Кейсы

DMS разработка

Внедрение электронного документооборота в группе компаний

После приобретения двух филиалов за пределами РБ Заказчик столкнулся со сложностью обмена документами между головным офисом и представительствами. Требовалась система, которая позволит загружать, хранить и передавать документы в цифровом формате между всеми структурными подразделениями.

Java   Spring   Camunda   Apache Kafka   PostgreSQL   MongoDB   Liquibase   Kubernetes

ДЕТАЛИ ПРОЕКТА

arrow

Команда проекта

1 Project manager, 6 Developers, 2 System Analyst, 2 QA Engineer, 1 DevOps

Длительность проекта

14 месяцев

Решение

Крупная российская производственная компания приобрела производственные мощности и торговые представительства в Беларуси и Казахстане. Т.к. головное управление находится в Москве, остро встал вопрос внедрения электронного документооборота в рамках всех юр. лиц. Для нормальной работы отдела сбыта и логистика требовалось оперативное подписание и передача документов между офисами разных стран и разной формой документов. У каждого представительства определен свой источник документов - FTP сервер, база данных, файловая система, сервер очередей сообщений. Перед нами была поставлена задача — наладить централизованное управление документооборотом из любого офиса, а также миграцию существующих документов из разрозненных офисов в централизованную систему. Также система должна производить автоматическую трансляцию документов из формата отправителя в формат получателя, цифровизацию делопроизводства в каждом филиале, классификацию документов и контроль их исполнения.

Функционал системы

Разработанное решение для Заказчика позволило автоматизировать следующие рабочие процессы: - обмен документами с трансформацией в необходимый формат и разделением прав доступа к документами
- возможность подключения новых филиалов через регистрацию и конфигурацию филиала в централизованную систему), что позволяет оперативно решать производственные вопросы
- цифровизация делопроизводства
- контроль исполнения документов
- надежная защита и разделение прав доступа к электронным документам
- внедрен порядок хранения и архивации документов
- внедрены маршруты каждого типа документов и правила использования электронных подписей

Результат

Цифровизация документооборота ускорила и упростила обмен документами внутри компании, выстроила контроль исполнения документов, сократила время согласования и подписания документов, разгрузила загрузку кадрового и бухгалтерского отдела, минимизировала расходы на услугах курьеров, оргтехнике, канцелярских товарах и расходниках. Из сложностей, с которыми столкнулись в процессе внедрения - сопротивление персонала. Обучение персонала Заказчика и разработанные инструкции и памятки с порядком работы с документами решило этот вопрос.

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами для получения консультации

Полное имя*
Email*
Страна*
Номер телефона
Сообщение